Compilé par Samuel Welsch Sveen de The Mill, avec des contributions de Kimber Dowsett, Elyse Goonan et Mike Trotzke.

Détails techniques

Le modèle distant

De plus en plus, c’est moins une option et plus une exigence pour pouvoir travailler à distance, de n’importe où MAIS au bureau. De nombreuses entreprises sont «100% distribuées», ce qui signifie que tout le monde travaille à distance. Si vous êtes à 3 000 miles du bureau, vous pouvez vous y rendre une fois par mois ou moins. Les collègues communiquent sur une variété de plateformes en ligne et peuvent collaborer à travers le monde entier.

Budget

Kimber Dowsett, membre de l'usine, travaille pour Truss, un exemple d'entreprise 100% distribuée basée à San Francisco. Ils offrent un budget de bureau à domicile de 1 000 $ et une allocation de 300 $ / mois pour la location d'espace de coworking. Ils offrent également un budget de 150 $ / mois au cas où les gens préfèrent travailler dans des cafés / thé ou des espaces de vente au détail où un achat de nourriture ou de boisson serait attendu.

Le travail à distance fait partie de leur modèle commercial, ils ont donc priorisé un budget pour cela et ce livre de jeu utile. D'autres petites entreprises et startups peuvent ne pas fournir d'équipement, mais s'attendent tout de même à ce que vous ayez un ordinateur portable ou un autre équipement de base.

La cyber-sécurité

Vous pouvez probablement disposer d'un système de gestion d'actifs centralisé avec ses propres paramètres de sécurité et de confidentialité, et il est conseillé de sécuriser les réseaux domestiques avec des mots de passe forts, des pare-feu et d'exiger le chiffrement pour le partage de données / fichiers.

Une approche consiste à ne pas avoir de serveurs locaux et à tout garder dans le cloud, des outils aux transactions (cela vient de Cheddar, une startup de transactions par carte de crédit basée à Mill). Cela signifie qu'être à la maison, hors de la ville ou au bureau est exactement la même chose. Le seul réseau maintenu est le réseau de production, accessible par seulement deux membres de l'entreprise via Virtual Private Network (qui crée un réseau privé et sécurisé au sein d'un réseau public).

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Le bureau à domicile

Partout où VOUS pouvez faire le travail. Ce pourrait être votre canapé, votre table de cuisine, un bureau au sous-sol, la bibliothèque ou un café (enfin, pas actuellement). Ce pourrait être une table de base et votre ordinateur portable, peut-être une imprimante / scanner à proximité. Ce pourrait être deux grands moniteurs, de belles enceintes et aucune fenêtre.

Beaucoup de gens n'ont pas de salles dédiées au travail, et les bureaux improvisés peuvent très bien fonctionner. Si vous avez des enfants ou des animaux domestiques, les distractions peuvent être difficiles à surmonter et vous devrez trouver des limites adaptées à votre situation particulière. (Plus d'informations sur les enfants à venir.) Mais essayez de passer au moins un peu de temps pour obtenir la meilleure configuration possible – chaise, table, éclairage, quelques distractions, etc.

Réunions virtuelles, partie 1: le matériel

Les réunions virtuelles deviennent la norme, et il existe différents matériels et logiciels parmi lesquels choisir, ainsi que des considérations environnementales de base. Voici une liste rapide de logiciels utiles, recherchez simplement chacun d'eux pour en savoir plus: Slack, Zoom, G-Suite, Pivotal, Miro, GitHub, AirTable, Retrium. Zoom semble être un logiciel de réunion populaire, tout comme Google Meet, Apple FaceTime ou Skype classique; tout cela nécessite un téléphone ou un ordinateur portable avec des capacités vidéo et audio intégrées. Le hibou est un système de caméra et de microphone / haut-parleur qui fonctionne particulièrement bien pour les équipes où beaucoup de gens sont dans le même bureau et seulement quelques-uns sont à distance… pas génial pour Covid mais utile sinon. De plus, The Owl nécessite un ordinateur et l'une des options de logiciel de réunion ci-dessus pour fonctionner.

Réunions virtuelles, partie 2: considérations environnementales

Mis à part les trucs informatiques, votre environnement fait une grande différence dans la façon dont vous regardez vos collègues. Un bon ÉCLAIRAGE naturel fera passer votre image de sombre et floue à lumineuse et nette. Si vous pouvez être près d'une fenêtre, c'est l'idéal, et encore plus l'idéal, face à la fenêtre directement pour que tout votre visage soit éclairé, pas seulement la moitié.

Pensez aussi à votre parcours. Si vous organisez de nombreuses réunions vidéo importantes, prenez le temps d'organiser votre arrière-plan ou suspendez simplement une feuille ou une couverture pour tout lisser (des couleurs plus claires et neutres aideront à l'éclairage).

Enfin, pensez à éviter le bruit supplémentaire: de la rue par une fenêtre ouverte, une pièce vide en écho, un système de CVC flou, des enfants et des animaux domestiques.

Réunions virtuelles, partie 3: une certaine étiquette

Selon mon expérience, la chose la plus ennuyeuse à propos des réunions virtuelles est le fait que les gens se parlent accidentellement, puis il y a un jeu de You Go, No You Go, Désolé, No You Go. Discutez avec votre équipe de quelques règles pour éviter cela, comme la technique de lever la main à l'ancienne, ou utilisez la fonction de chat simultané que la plupart des plateformes proposent pour se mettre en ligne pour parler.

Discutez également d'une politique de coupure du microphone. Il peut être bon d'avoir le micro de tout le monde allumé tout le temps pour rester engagé, mais cela signifie également que tout le monde entend tout, de la frappe au clavier aux grincements de chaises.

Il y a aussi quelques autres bons conseils sur les réunions virtuelles: https://www.forbes.com/sites/josephliu/2020/03/17/virtual-meeting-tips/#999e19872089

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L'équilibre travail-vie

Certaines personnes (et leurs entreprises) établissent des limites strictes contre le travail pendant les week-ends et les congés (et peuvent même désactiver les comptes de communication), tandis que d'autres entrepreneurs mélangent le jeu travail-vie de manière transparente, intégrant la famille dans le travail, le travail dans la famille. Le travail à distance offre une quantité de flexibilité et de résilience, mais c'est un acte d'équilibre constant pour la plupart des gens, et il y a de nombreux facteurs qui prendront juste du temps et la compréhension de toutes les personnes impliquées (famille, patrons, collègues, animaux de compagnie, vous) pour faire fonctionner les choses doucement. Les enfants et les animaux de compagnie rendent les limites un peu plus difficiles, voire plus faciles: comme s'ils criaient de jouer toute la matinée, mais il est impossible d'envoyer des courriels lors d'une promenade. Les enfants et les animaux de compagnie feront probablement partie intégrante de nombreuses réunions virtuelles, aussi ennuyeux ou divertissants soient-ils. la vie arrive.

Cela dit, les temps de Covid sont inhabituels et peuvent nécessiter une attention d'urgence supplémentaire de notre part à tous, donc l'équilibre peut être encore plus délicat…

S'habiller pour réussir

Pyjama ou pas pyjama, est une question pour beaucoup. Si vous vous sentez bien en pyjama et qu'il n'y a pas besoin de changer, alors allez-y. Si vous ne vous sentez pas bien, mettez un jean ou quelque chose de plus pratique. Il ne semble pas y avoir de ligne dure à ce sujet, alors vous le faites. La tenue de mulet – travaillez en haut, les pyjamas ci-dessous sont définitivement une chose!

Je ne peux pas parler beaucoup des processus de coiffure et de maquillage les plus impliqués, mais encore une fois, cela ressemble à une situation de "vous faites vous".

Routine

La flexibilité et l'adaptabilité peuvent être plus importantes pour une organisation que la prévisibilité, et tout le monde étant forcé de suivre la même routine est probablement inefficace. Cela étant dit, une routine personnelle peut être bonne. Douche, petit déjeuner, café, travail, etc. etc. Vous n'aurez qu'à trouver ce qui fonctionne pour vous et votre situation.

Pauses

Essayez de planifier des pauses pour les mouvements physiques: sortez et attrapez le ciel, allez vous promener, asseyez-vous sur le sol et faites quelques étirements de yoga. À tout le moins, étirez-vous dans votre chaise, détendez vos épaules, faites des cercles avec votre tête et vos pieds, de simples mouvements comme ça. Il y a une tonne de vidéos de yoga gratuites sur YouTube de toutes longueurs et styles différents… ce qui peut être écrasant. "Yoga With Adrienne" est populaire, pour les débutants (c'est celui que nous faisons habituellement à la maison). Et vous n'avez vraiment pas besoin d'équipement ou de vêtements spéciaux, à part un peu d'espace au sol.

Collations

Parfois, il est difficile de ne pas brouter lorsque vous avez accès à votre propre cuisine toute la journée, alors faites de votre mieux pour limiter les collations. Bien sûr, il y a aussi des collations plus saines, comme les noix et les raisins secs, ou les carottes et le houmous. Allez jambon sur l'eau, peut-être avoir un verre génial ou une bouteille d'eau. Il existe même une application amusante pour suivre votre consommation d'eau: Plant Nanny.

Brossez-vous les dents après le déjeuner ou aussi souvent que vous en avez besoin – cette saveur fraîche dans la bouche vous aidera, espérons-le, à éviter un autre verre d'OJ ou un soda sucré, etc.

Distractions domestiques

Il est tout à fait normal de penser à beaucoup de choses non professionnelles que vous devez faire ou rechercher, alors au lieu de vous éloigner ou de mettre du linge, gardez simplement une liste Post-It de toutes les distractions que vous souhaitez résoudre lorsque vous éteignez à nouveau l'horloge et assommez-les pendant que vous déjeunez ou immédiatement après le travail.

Des gamins

Mon partenaire et moi avons la chance de pouvoir travailler à la maison et d’avoir expérimenté notre programme parental: parfois en alternant des matins et des après-midi entiers, ou parfois des morceaux d’une heure, autour des réunions de chacun. Au milieu de la semaine 2, nous nous sommes installés pour obtenir une Power Hour pour commencer la journée – elle a 8h-9h, j'ai 9h-10h. Nous pouvons répondre aux e-mails, nous occuper de tout ce qui est urgent, et simplement lancer la balle et «nous présenter» avec nos collègues. Après cela, nous sommes à nouveau dans le caprice des réunions, mais essayons généralement de garder de plus gros morceaux de temps pour une meilleure concentration. Il faut des essais et des erreurs actifs et beaucoup de communication sur ce qui se sent bien et juste, et ce qui coule le mieux avec nos horaires de travail et nos styles personnels. Ce quart de travail de 8 heures pour les tout-petits est en fait assez doux – je peux profiter d'une tasse de café avec mon enfant et jouer aux legos, faire de l'art ou explorer l'arrière-cour 🙂

Maintenant, nous avons un enfant de 2 ans, ce qui est très différent de deux ou trois enfants ou plus. D'autres parents nous ont dit qu'engager leurs enfants avec l'apprentissage en ligne n'est pas facile, qu'il s'agisse de disposer de la bonne technologie et de naviguer sur les différentes plateformes d'apprentissage pour concurrencer Sunshine, ses amis et la télévision. Donc, je n'ai aucun conseil là-bas: /

la communication

Faire avancer les choses

Les paramètres – objectifs, jalons, priorités – sont peut-être le meilleur moyen de mesurer les progrès et de faire avancer les choses. En tant que chef de file ou employé, tant que les projets sont terminés, la question de savoir quand et où cela est fait peut prendre le dessus.

Être humain

Il est important d’avoir une place pour le bavardage «refroidisseur d’eau». Chaînes détendues dédiées aux animaux de compagnie ou aux loisirs, début d'une réunion hebdomadaire Zoom. La société de Kimber, Truss, a même un temps spécial réservé pour socialiser avec des collègues appelé «Being Human». Le SlackBot associe au hasard deux employés distants pour passer du temps pendant une demi-heure et parler de tout sauf du travail.

Les réseaux sociaux, que ce soit pour le travail ou les loisirs, peuvent également vous connecter avec les autres et vous sentir un peu moins contraint. De plus, l'IRL (dans la vraie vie) existe toujours – vous pourriez assister à la conférence ou au festival occasionnel et rencontrer vos collègues en personne.

Fuseaux horaires

Cela devient difficile lorsque vous avez beaucoup de réunions en temps réel. Si votre équipe est entièrement aux États-Unis, vous aurez au moins quelques heures de chevauchement de la journée de travail normale, lorsque vous pourrez essayer de planifier la plupart des réunions. Bien sûr, des exceptions peuvent toujours être faites, en particulier pour les clients, mais si vous avez besoin de 8 heures de chevauchement dans votre journée pour organiser des réunions, vous pourriez avoir trop de réunions.

«Les tickets, la messagerie et d'autres formes de« communication asymétrique »aident également énormément les changements de fuseau horaire. Le fait est que la culture du travail à distance est ce qui résout les problèmes de fuseau horaire et non ce qui les crée »- un fait, selon Mike.

Court essai de Mike Trotzke sur la façon dont il a découvert la valeur et la culture du travail à distance

Pour que le travail à distance fonctionne, cela demande de l'adhésion. Je m'y suis opposé pendant des années, principalement parce que j'aime les gens et la communication face à face.

Il m'a fallu vraiment m'engager à essayer à distance pour réaliser ce que je faisais. Je mettais mes préférences au-dessus des meilleurs intérêts de mon entreprise.

Il était facile de penser que je pouvais dire quelque chose à un employé plus rapidement que je ne pouvais taper. Mon temps était rare. Je valorisais mon temps par rapport au leur, bien sûr, mais pire encore, j'oubliais à quel point les mots parlés ne sont ni consultables ni partageables. Je ne gagnais pas de temps. Mon comportement s'est avéré être plus ou moins une forme de procrastination. La vérité est que je ne cessais de me répéter – de perdre mon temps et celui des autres. Il m'a fallu me forcer à me relâcher ou à poster un ticket pour m'en rendre compte.

La télécommande ne fonctionne pas bien si l’ensemble de l’organisation ne participe pas. Si tout le monde, même ceux du bureau, n'agissent pas comme des télétravailleurs, cela peut tomber en panne. Ce doit être un changement culturel à la fois pour ceux qui travaillent à distance et pour tout le monde. Sinon, certaines personnes (les plus éloignées) sont exclues des conversations sur les refroidisseurs d'eau et commencent à se débattre. Les managers pensent trop souvent que c'est le télétravailleur qui ne s'entraîne pas. En réalité, ce sont les gens du bureau qui sont à l'origine du problème.

Aujourd'hui, vous pouvez me trouver lors d'un appel Zoom avec un membre de notre équipe qui se rend compte que nous sommes dos à dos dans différentes salles d'appel du Moulin. La réunion avec technologie est la valeur par défaut. Nous enregistrons souvent, donc nous pouvons revoir. Et nous essayons toujours de documenter les résultats des conversations dans des outils comme GitHub.

Maintenant, ne vous méprenez pas, nous avons des fêtes et des stand-up et nous rions beaucoup, mais quand nous aurons du travail, vous trouverez une salle silencieuse avec des coéquipiers qui se relâchent tout en étant assis à deux pieds l'un de l'autre.

Le plus important pour moi à propos du travail à distance est de savoir comment il permet aux entreprises d'opérer dans des endroits comme Bloomington. Vous avez du mal à trouver cette clé ici dans une petite ville? Pas un problème du tout. Tu es prêt. La culture du travail à distance consiste à créer une entreprise plus productive et plus résiliente.

Note de bas de page de Mike:

"Calendrier des fabricants vs. Manager Schedule », par Paul Graham est un excellent court essai qui a été un excellent précurseur pour comprendre la culture du travail à distance pour moi.

Conclusion

Il y a autant de façons de travailler à distance qu'il y a de poils sur un chien, comme le dit le proverbe 😉 Mais il y a sûrement quelques bonnes pratiques que nous pouvons apprendre des autres, et il faudra juste du temps pour comprendre ce qui fonctionne pour vous et votre situation particulière.

Si vous êtes arrivé à la fin de cet article, super, et merci d'avoir lu! Il y a un million de poils de chien supplémentaires sur le «travail à distance» sur Internet, et par exemple, voici un autre article qui est une collection de 12 articles sur différents sujets liés au travail à distance: via Trello.

Bonne chance et restez en sécurité et en bonne santé!